Founder Support & Office Manager (m/w/d)

Standort: Wien , Österreich

Art: Persönliche Anwesenheit (vor Ort). Vollzeit

Deine Mission

Als Founder Support & Office Manager (m/w/d) bist du eine vertrauenswürdige strategische Partnerperson, deren Aufgabe es ist, die Effektivität und Wirkung der Gründer zu maximieren. Deine Hauptaufgabe ist es, als Force Multiplier (verstärkender Faktor) zu agieren, indem du proaktiv deren berufliches Leben managst, um deren Zeitaufwand und kognitive Belastung zu reduzieren. Deine Arbeit basiert auf einer leitenden Frage:„Was kann ich tun, um die Arbeitsbelastung der Mitgründer zu verringern und es ihnen zu ermöglichen, sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren?“ Du fungierst als das zentrale Nervensystem des Führungsteams und stellst die reibungslose Ausführung und strategische Abstimmung in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld sicher.

Deine Aufgaben

Exekutive und strategische Unterstützung (70 %)

  • Proaktives Arbeitspensum- und Prioritätenmanagement: Obwohl die Gründer ihre Termine selbst verwalten, behältst du den Gesamtüberblick über alle Verpflichtungen. Du antizipierst Bedürfnisse, gewährleistest Abstimmung und verhinderst Konflikte. Dies beinhaltet die Vorbereitung von Meeting-Unterlagen, die Koordination

  • Kommunikations-Gateway: Du bist die zentrale Ansprechperson für allgemeine Unternehmensanfragen. Du sichtest, priorisierst und bearbeitest eingehende Korrespondenz selbstständig, um die Gründer zu entlasten und Unterbrechungen zu minimieren.

  • Nachverfolgung (Follow-Up): Du stellst die Nachverfolgung und Dokumentation von Aktionspunkten aus Meetings und Kommunikationen sicher und erinnerst bei Bedarf daran.

  • Meeting- und Entscheidungsunterstützung: Über die Agenda hinaus bereitest du Meetings ergebnisorientiert vor, antizipierst Schlüsselfragen und den Informationsbedarf. Du nimmst an wichtigen Meetings teil, dokumentierst Beschlüsse sowie Aktionspunkte und unterstützt deren Umsetzung mit den relevanten Stakeholdern.

  • Prozessverantwortung und -optimierung: Du leitest wiederkehrende administrative und operative Prozesse. Erstellung, Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung von Playbooks für Schlüsselaufgaben (z. B. Reisebuchungen, Event-Koordination) sichern Konsistenz, Klarheit und Skalierbarkeit und minimieren die Gründer-Beteiligung nach Prozessetablierung.

Event-Koordination (15 %)

  • Event-Koordination: Du unterstützt die Organisation unserer Teilnahme an Branchenkonferenzen, Workshops und Kundenevents, indem du Anbieter koordinierst, Materialien vorbereitest und sicherstellst, dass alle Kontaktpunkte positiv auf die Gründer und die Marke happtiq abstrahlen. 

Büro- und Team-Operationen (15 %)

  • Büromanagement: Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Betriebs unseres Büros in Wien. Dazu gehören die Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und Lieferantenbeziehungen mit Schwerpunkt auf Kosteneffizienz und Qualität.

  • Onboarding, Offboarding und Team-Support: Du verantwortest ein reibungsloses On- und Offboarding sowie alle administrativen Aspekte. Als zentrale Ansprechperson trägst du zur positiven und produktiven Teamatmosphäre bei.

Was du mitbringst

  • Nachweisliche Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position zur Unterstützung von Führungskräften, idealerweise in einem dynamischen, schnelllebigen IT-, Tech- oder Beratungsunternehmen.

  • Professionelle Kommunikation und Diskretion: Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift) sind unabdingbar. Du interagierst souverän mit internen Teams, Kunden und Partnern und gehst mit sensiblen Informationen äußerst diskret um.

  • Du übernimmst Verantwortung für deine Arbeit und denkst vorausschauend. Anstatt auf Anweisungen zu warten, antizipierst du Bedürfnisse, stellst durchdachte Fragen und schlägst praktische Lösungen vor. Du hinterfragst Anfragen kritisch und lieferst zielgerichtet. 

  • Du bist oft einen Schritt voraus. Du weißt, was benötigt wird, bevor du gefragt wirst, und unterstützt die Gründer und das Team mit einer ruhigen, Can-do-Einstellung, die mit wohlüberlegter Voraussicht gepaart ist.

  • Du bist äußerst organisiert und zuverlässig. Du managst mehrere Prioritäten sorgfältig, hältst Versprechen ein und bringst Klarheit und Struktur in schnelllebige Umgebungen.

  • Du legst Wert auf eine starke Präsenz im Büro und schätzt die direkte Zusammenarbeit vor Ort. Obwohl gelegentliche Home-Office-Tage nach vorheriger Abstimmung möglich sind, erfordert diese Rolle tägliche Verfügbarkeit und tatkräftige Unterstützung.

Was ist für dich drin?

  • Innovative Kultur: Arbeite mit den neuesten Technologien in einem Team, das Kreativität und Automatisierung lebt. 

  •  Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeiten zur Remote-Arbeit und ein starker Fokus auf dein Wohlbefinden.

  • Wachstumschancen: Wir investieren in kontinuierliches Lernen durch Schulungen, Zertifizierungen und berufliche Weiterentwicklung.

  • Dynamischer Teamgeist: Von Teamevents bis hin zu "Workations" fördern wir eine Kultur der Verbundenheit und Zusammenarbeit.

  • Tolle Vorteile:

    • Wiener-Linien-Jahreskarte

    • Voll ausgestattete Küche mit Snacks und Getränken.

    • Gaming-Ecke mit einer PS5 und einem 75-Zoll-Fernseher.

    • MyClubs-Gutscheine

    • Option zum Leasen von Fahrrädern oder E-Bikes über JobRad

  • Offene Kommunikationskultur: Ideen und Feedback sind immer willkommen, egal ob es um Tools, Projekte oder Teamverbesserungen geht.

  • Wir bieten dir ein wettbewerbsfähiges Einstiegsgehalt von € 45.000 brutto pro Jahr (basierend auf Vollzeit). Je nach deiner spezifischen Expertise und deinen bisherigen Karriereerfolgen ist eine Verhandlungsbasis gegeben.

Bei happtiq sind wir ein eng verbundenes Team von über 20 Enthusiasten, die daran glauben, Dinge anders zu machen. Wir feiern Diversität und setzen uns für ein inklusives Umfeld ein, in dem sich jeder wertgeschätzt fühlt und sich entfalten kann. Wir begrüßen Bewerber aller Hintergründe, Erfahrungen und Perspektiven, die gemeinsam mit uns die Zukunft der Cloud-Innovation gestalten möchten.

Bereit, die Zukunft mit uns zu gestalten? Wir freuen uns darauf, von dir zu hören! 

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