Founders Associate (m/w/d)
Standort: Wien, Österreich
Art: Teilzeit oder Vollzeit
Deine Mission
Als Founders Associate bist du eine geschätzte strategische Unterstützung der Gründer, die ihnen hilft, ihre Wirkung und Effektivität zu maximieren. Deine Mission ist es, als "Force Multiplier" zu agieren, indem du proaktiv Prioritäten, Projekte und Kommunikation steuerst, um deren Arbeits- und Denkbelastung zu reduzieren. Jede deiner Handlungen wird von einer zentralen Frage geleitet: „Wie kann ich die Gründer in die Lage versetzen, sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren und das Unternehmen voranzutreiben?“
Du bist die zentrale Schnittstelle des Führungsteams und gewährleistest reibungslose Ausführung, strategische Abstimmung und effiziente Abläufe in einem dynamischen Startup-Umfeld.
Deine Aufgaben
Sicherstellung eines umfassenden und vorausschauenden Überblicks über alle Verpflichtungen und Termine der Gründer. Antizipiere deren Bedürfnisse, gewährleiste die Abstimmung und verhindere Terminüberschneidungen. Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Koordination nationaler und internationaler Reisen sowie Identifizierung von Potenzialen zur Zeit- und Effizienzsteigerung sind hierbei essenziell.
Übernahme der Funktion als zentrale Ansprechperson für allgemeine Unternehmensanfragen ohne spezifischen Adressaten. Sichtung, Priorisierung und, wo möglich, selbstständige Bearbeitung eingehender Korrespondenz und Anfragen zur Minimierung von Unterbrechungen und zum Schutz des Gründerfokus.
Gewährleistung der konsequenten Nachverfolgung und des Abschlusses von Maßnahmen und Aktionspunkten aus Besprechungen und Kommunikation. Überwache den Fortschritt und fordere aktiv nach, um Verantwortlichkeit und Projektdynamik zu sichern.
Erstellung von Tagesordnungen mit klaren Zielvorgaben, Antizipation von Schlüsselfragen und erforderlichem Informationsbedarf. Teilnahme an kritischen Meetings, Dokumentation von Entscheidungen und Aktionspunkten sowie Unterstützung des Follow-ups in Kollaboration mit allen relevanten Beteiligten.
Leitung und Optimierung wiederkehrender administrativer und operativer Prozesse. Erstellung, Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung klarer Standard-Arbeitsanweisungen (SOPs) für Schlüsselaufgaben (z. B. Reisekoordination), um Konsistenz, Klarheit und Skalierbarkeit zu gewährleisten und die Einbindung der Gründer nach Etablierung der Prozesse zu reduzieren.
Wonach wir suchen
Erfahrung: Mindestens 4 Jahre in einer vergleichbaren Funktion zur Unterstützung der Geschäftsleitung oder von Führungskräften, idealerweise in einem dynamischen Umfeld aus den Bereichen IT, Technologie oder Beratung (Consulting).
Exzellentes Stakeholder-Management: Hohe emotionale Intelligenz und die nachgewiesene Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten und unterschiedliche Kommunikationsstile mehrerer leitender Führungskräfte zu managen und dabei die Abstimmung und reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen.
Professionelle Kommunikation und Diskretion: Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift). Souveräner Umgang mit internen Teams, Kunden und Partnern sowie die Behandlung sensibler Informationen mit äußerster Diskretion.
Technisch versiert und prozessorientiert: Versierter Umgang mit modernen Produktivitäts- und Kollaborationstools. Die Fähigkeit, digitale Arbeitsabläufe und Prozesse nicht nur anzuwenden, sondern auch aktiv zu optimieren.
Proaktive Eigenverantwortung: Demonstration von Initiative durch Antizipation von Anforderungen, Stellen durchdachter Fragen und Vorschlagen praktikabler Lösungen. Anfragen werden kritisch hinterfragt und zielgerichtet umgesetzt.
Vorausschauendes Handeln: Antizipiere Anforderungen frühzeitig und unterstütze die Gründer und das Team mit einer ruhigen, lösungsorientierten Denkweise und strategischer Weitsicht.
Hervorragend organisiert und verlässlich: Effektives Management mehrerer Prioritäten, konsequente Einhaltung von Zusagen sowie die Fähigkeit, Klarheit und Struktur in schnelllebige Umgebungen zu bringen.
Projektkoordination: Erfahrung in der Leitung kleiner bis mittlerer Projekte, der Verfolgung von Abhängigkeiten und der Sicherstellung der Einhaltung von Fristen mit minimaler Beaufsichtigung durch die Geschäftsleitung.
Präsenz vor Ort: Die Anwesenheit im Büro und die Zusammenarbeit vor Ort sind für diese Position wichtig. Home-Office-Tage sind nach vorheriger Abstimmung möglich.
Was ist für dich drin?
Innovative Kultur: Arbeite mit den neuesten Technologien in einem Team, das Kreativität und Automatisierung lebt.
Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeiten zur Remote-Arbeit und ein starker Fokus auf dein Wohlbefinden.
Wachstumschancen: Wir investieren in kontinuierliches Lernen durch Schulungen, Zertifizierungen und berufliche Weiterentwicklung.
Dynamischer Teamgeist: Von Teamevents bis hin zu "Workations" fördern wir eine Kultur der Verbundenheit und Zusammenarbeit.
Tolle Vorteile:
Wiener-Linien-Jahreskarte
Voll ausgestattete Küche mit Snacks und Getränken.
Gaming-Ecke mit einer PS5 und einem 75-Zoll-Fernseher.
MyClubs-Gutscheine
Option zum Leasen von Fahrrädern oder E-Bikes über JobRad
Offene Kommunikationskultur: Ideen und Feedback sind immer willkommen, egal ob es um Tools, Projekte oder Teamverbesserungen geht.
Wir bieten dir ein wettbewerbsfähiges Einstiegsgehalt von € 45.000 brutto pro Jahr (basierend auf Vollzeit). Je nach deiner spezifischen Expertise und deinen bisherigen Karriereerfolgen ist eine Verhandlungsbasis gegeben.
Bei happtiq sind wir ein eng verbundenes Team von über 20 Enthusiasten, die daran glauben, Dinge anders zu machen. Wir feiern Diversität und setzen uns für ein inklusives Umfeld ein, in dem sich jeder wertgeschätzt fühlt und sich entfalten kann. Wir begrüßen Bewerber aller Hintergründe, Erfahrungen und Perspektiven, die gemeinsam mit uns die Zukunft der Cloud-Innovation gestalten möchten.
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